SMART RT – Kehilangan akta kelahiran tidak berarti masyarakat harus membuat dokumen tersebut dari awal.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) menyediakan mekanisme penerbitan kembali kutipan akta pencatatan sipil yang hilang.
Untuk akta kelahiran, dokumen pengganti tersebut dikenal sebagai kutipan kedua akta kelahiran.
Ketentuan mengenai penerbitan kembali dokumen pencatatan sipil antara lain diatur dalam Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018. Regulasi tersebut berstatus berlaku dan menjadi salah satu dasar penyelenggaraan administrasi kependudukan.
Dalam ketentuan administrasi kependudukan, kutipan kedua akta kelahiran dapat diterbitkan sebagai pengganti kutipan akta kelahiran yang hilang atau rusak.
Ketentuan sebelumnya juga secara tegas menyebut bahwa penerbitan kutipan kedua karena hilang dilakukan dengan melampirkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
Artinya, masyarakat yang kehilangan akta kelahiran tak perlu melakukan pencatatan kelahiran kembali selama data kelahirannya telah tercatat dalam register Dukcapil.
Prosesnya merupakan penerbitan kembali dokumen berdasarkan data yang sudah tersimpan, bukan membuat peristiwa kelahiran baru.
Langkah pertama mengurus surat keterangan kehilangan, melapor ke kepolisian.
Surat tersebut menjadi dokumen penting untuk membuktikan bahwa kutipan akta kelahiran memang hilang.
Sejumlah layanan Dukcapil daerah juga mencantumkan surat kehilangan kepolisian sebagai persyaratan utama penerbitan kembali akta kelahiran.
Setelah mendapatkan surat kehilangan, pemohon dapat mengajukan penerbitan kutipan kedua kepada Dinas Dukcapil.
Persyaratan yang umum diminta antara lain Kartu Keluarga (KK), KTP-el pemohon atau pemilik akta, surat kehilangan dari kepolisian, serta fotokopi kutipan akta kelahiran lama apabila masih tersedia.
Persyaratan teknis dapat berbeda sesuai standar pelayanan Dukcapil masing-masing daerah.
Fotokopi atau foto akta kelahiran lama sangat membantu jika masih tersimpan di rumah, dokumen sekolah, arsip keluarga, atau berkas administrasi lainnya.
Dokumen tersebut dapat membantu petugas melakukan pencarian dan mencocokkan data dengan register yang tersimpan di Dukcapil.
Layanan Dukcapil Rembang, misalnya, secara khusus meminta fotokopi akta lama jika masih dimiliki untuk mempermudah pencarian arsip.
Pemohon juga sebaiknya menyiapkan dokumen dalam bentuk digital apabila layanan Dukcapil di daerahnya menyediakan pengajuan secara daring.
Beberapa daerah telah menyediakan layanan online untuk penerbitan kembali akta kelahiran yang hilang atau rusak.
Dukcapil Kota Tasikmalaya, misalnya, menyediakan pengajuan penerbitan kembali melalui layanan online, sedangkan sejumlah daerah lain menggunakan portal atau kanal pelayanan digital masing-masing.
Karena sistem pelayanan dapat berbeda antarwilayah, masyarakat sebaiknya terlebih dahulu memeriksa situs resmi atau kanal pelayanan Disdukcapil kabupaten/kota tempat pengajuan dilakukan.
Jangan langsung mengunggah dokumen ke situs atau akun media sosial yang tidak jelas karena dokumen kependudukan memuat data pribadi yang penting.
Ada pula kabar baik bagi masyarakat yang akta kelahirannya diterbitkan di daerah berbeda dengan domisilinya.
Ketentuan administrasi kependudukan memungkinkan instansi pelaksana atau unit pelayanan tempat penduduk berdomisili menerbitkan kutipan kedua setelah melakukan koordinasi dengan instansi tempat register akta kelahiran diterbitkan.
Dengan demikian, dalam kondisi tertentu masyarakat tidak harus kembali ke daerah asal penerbitan akta.
Data resmi Ditjen Dukcapil menunjukkan pentingnya dokumen kelahiran sebagai bagian dari identitas hukum penduduk.
Dalam dokumen Ditjen Dukcapil, persentase kepemilikan akta kelahiran anak usia 0–17 tahun tercatat meningkat dari 90,25 persen pada 2018 menjadi 93,78 persen pada 2020.
Capaian tersebut bahkan melampaui target RPJMN 2020 sebesar 92 persen.
Masyarakat juga perlu memahami perbedaan antara akta kelahiran asli/register dan kutipan akta kelahiran yang biasanya disimpan oleh pemilik dokumen.
Register merupakan arsip pencatatan yang tersimpan pada instansi pencatatan sipil, sedangkan dokumen yang diterima dan disimpan masyarakat pada umumnya berupa kutipan.
Karena itu, hilangnya kutipan tidak otomatis berarti data kelahiran ikut hilang dari administrasi Dukcapil.
Untuk mempercepat pengurusan, pastikan nama, tempat tanggal lahir, nama orang tua, nomor KK, dan NIK pada dokumen yang disiapkan konsisten.
Jika masih memiliki salinan akta lama, bawa atau unggah salinan tersebut.
Ketidaksesuaian data sebaiknya segera disampaikan kepada petugas agar pemohon tidak mengajukan dokumen dengan informasi yang keliru.
Tips berikutnya adalah menyimpan dokumen hasil penerbitan kembali dalam beberapa bentuk.
Setelah kutipan akta kelahiran diterima, masyarakat sebaiknya membuat salinan digital dalam format PDF atau memindai dokumen untuk disimpan di tempat yang aman.
Salinan tersebut dapat membantu ketika dokumen fisik kembali diperlukan untuk keperluan sekolah, pekerjaan, administrasi kependudukan, perbankan, atau layanan publik lainnya.
Jika pelayanan online tidak tersedia atau pengajuan menemui kendala, pemohon dapat mendatangi kantor Dukcapil sesuai mekanisme pelayanan daerah masing-masing.
Sebelum datang, periksa kembali jam pelayanan, persyaratan, format formulir, dan ketentuan pengambilan dokumen.
Dengan menyiapkan surat kehilangan, KK, KTP-el, serta salinan akta lama bila ada, proses penerbitan kembali kutipan akta kelahiran dapat dilakukan lebih mudah tanpa harus mengulang pencatatan kelahiran dari awal.
M. Taufik
Editor: Agung
